E-Mail Archivierung einfach machen
Effizientes Arbeiten und rechtssichere Archivierung
Geltende rechtliche Anforderungen zwingen Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar aufzubewahren. Kommt die Geschäftsführung dieser Pflicht nicht nach, drohen empfindliche Sanktionen.
Geltende rechtliche Anforderungen zwingen Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar aufzubewahren. Kommt die Geschäftsführung dieser Pflicht nicht nach, drohen empfindliche Sanktionen.
Ihre Herausforderung
Die Grundsätze zu ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln die formalen Anforderungen zur Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten.
Zusätzlich sammeln sich in einem Postfach über Monate und Jahre hinweg sehr viele Mails an, und die Postfachgröße schwillt an. Bei der „schnellen Bereinigung“ kann es auch vorkommen, dass eine Mail versehentlich gelöscht wird.
Unsere Lösung
Mit Managed MailArchiv bieten wir eine rechtssichere Mail Archivierung nach GoBD. Die Archivierung bietet außerdem eine schnelle Suche von Mails und Dateianhängen.
Wann Mails archiviert werden, werden wir mit Ihnen definieren. Nach dem Archivieren werden die Mails auch aus Ihrem Postfach gelöscht und sorgen für eine Entlastung Ihres Mail Programmes.
Was Sie dafür tun müssen? – Uns kontaktieren, den Rest managen wir für Sie.
Alle Vorteile auf einen Blick
01 Rechtssichere Archivierung der Mails nach GoBD
Unser Managed Service erfüllt die Anforderungen das E-Mails vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden.
02 Reduzierte Storage-Anforderungen
Mails können direkt nach der Archivierung regelbasiert gelöscht werden und entlasten den E-Mail-Server. Durch intelligentes Speichermanagement benötigen die Archive bis zu 70% weniger Speicherplatz als zuvor auf dem E-Mail-Server.
03 Vertraulichkeit Ihrer Daten
Wir haben keinen direkten Zugriff auf die enthaltenen Daten Ihrer Archive, auch wenn wir für deren Administration verantwortlich sind. Ihre Daten werden verschlüsselt gespeichert und jeder Zugriff wird protokolliert.
04 Gesteigerte Produktivität
Unsere Lösung zur Mail Archivierung bietet eine schnelle Volltextsuche und die gewohnte Ordnerstruktur bleibt erhalten. Das Archiv kann im Gegensatz zu Outlook mit großen Datenmengen effizient umgehen und Suchen werden schnell und zuverlässig durchgeführt.
Es kann nahtlos in Outlook integriert werden und mögliche Postfachbegrenzungen auf dem Mail Server werden überflüssig.
05 Kostenersparnis
Reduzieren Sie den Aufwand und die Kosten für das Projekt E-Mail-Archivierung auf ein Minimum. Wir begleiten Sie fachmännisch und Schritt für Schritt durch einen kurzen Einrichtungsprozess und übernehmen fortan für Sie den Betrieb des Archivs.
06 Vereinfachung von Backup und Restore
Durch die Reduzierung des Datenvolumens auf dem E-Mail-Server werden die Zeiten für das Backup deutlich kürzer. Versehentlich gelöschte Mails können vom Benutzer selbst wiederhergestellt werden. Wenn der Mail-Server ausfällt, dann ist ein Zugriff auf das Mail Archiv weiterhin möglich.
Sie möchten Unterstützung bei Ihrer E-Mail Archivierung? Schreiben Sie uns.
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage und melden uns umgehend bei Ihnen.